Nach der Ermordung der Patienten mit Gas übernahm das in der Tötungsanstalt beschäftigte Verwaltungspersonal die notwendige Korrespondenz mit Angehörigen und Behörden. Jeder Tötungsanstalt war ein eigenes Standesamt angegliedert, das ausschließlich die Beurkundung der dortigen Sterbefälle übernahm. Darüber hinaus wurden »Absteckabteilungen« eingerichtet, in denen T4-Mitarbeiter die Heimatorte der Ermordeten auf Karten markierten. So konnten sie auffällige örtliche und zeitliche Häufungen von Todesfällen ermitteln und durch Fälschung der Sterbedaten vermeiden. Auch tauschten die Standesämter der verschiedenen Tötungsanstalten die Akten der Ermordeten zwecks Beurkundung eines gefälschten Sterbeortes untereinander aus.

Die Familien der Opfer wurden mit einem Schreiben über den Tod und die bereits erfolgte Einäscherung ihres Angehörigen informiert. Der »Trostbrief« sollte den Tod als »Erlösung vom Leiden« erscheinen lassen. Ihm lagen zwei im Sonderstandesamt der Tötungsanstalt erstellte Sterbeurkunden bei, die falsche Angaben über Ursache, Ort und Datum des Todes enthielten.

Auf Wunsch der Angehörigen wurde die Urne mit der Asche des Verstorbenen den Heimatfriedhöfen übersandt. Tatsächlich enthielten diese nicht die Asche der darauf namentlich vermerkten Personen, sondern waren mit gerade vorrätiger Asche befüllt. Die Wertsachen der Ermordeten wurden nur auf ausdrückliche Anforderung der Angehörigen herausgegeben.

Der bürokratische Aufwand zur Verschleierung der Tötungen diente nicht nur der Geheimhaltung der »Aktion T4«, sondern auch der Erschleichung von Pflegegeldern und damit der Finanzierung des Patientenmordprogramms.